提请减刑、假释意见书，由首部、正文、尾部三部分组成。
    (一)首部
    包括标题、编号、罪犯基本情况和提请事项等。
    1.标题
    在文书首页顶端正中分两行写明制作意见书的执行机关名称和文书名称。
    2.编号
    在标题右下方注明文书编号，一般由年度、机关代字、文书代字、序号组成，如“［19××］×监减字第××号”。
    3.罪犯的基本情况
    依次写明提请减刑或者假释的罪犯的姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、原判法院、判决时间、判决书编号、原判罪名、刑种、刑期，以及交付执行的时间和服刑所在的监狱等。
    4.提请的事项
    写“减刑”或者“假释”，然后用承上启下语“具体事项如下”领起下文。
    (二)正文
    包括两项内容：
    1.悔改和立功表现的具体事实及证据材料：
    包括表现的具体事实及证据材料。表现的具体事实及证据材料是制作提请减刑(假释)建议书的重点，也是人民法院对罪犯准确作出减刑或假释裁定的前提和依据。根据《管教工作细则》第一百三十六条的规定，要求在叙述悔改表现时，重点写明罪犯怎样遵守监规纪律、认罪服法、加速思想改造、努力学习文化技术、积极参加生产劳动等情况；在叙述立功表现时，重点写明罪犯在劳动生产中的发明创造或重大技术革新及突出贡献，揭发了某个案件或检举了其他犯罪行为，抢救了国家财产或消除灾害事故，制止了监内的犯罪活动或其他破坏活动，及在其他方面作出有益于人民和社会的事情等。
    叙述悔改和立功表现的具体事实时要实事求是，准确可靠，清楚明白，证据充分。不要用制作者的感情或主观愿望去代替客观事实，也不能用鉴定性语言代替具体事实的叙述。
    在叙述假释罪犯的悔改或立功表现时，应全面叙述他在服刑改造期间的全部表现情况，使“不致再危害社会”这一构成假释的基本要件重点突出。还要说明假释罪犯已服刑的期限和所剩的减刑，为人民法院提供具备假释的法定条件提供根据。
    2.减刑、假释的理由和根据
    理由是对悔改和立功表现的具体事实进行高度概括后所作的结论，因此，叙述用语要精辟、明白，要能表明监狱和劳改场所对减刑(假释)罪犯改造表现的具体看法和结论。
    根据就是法律依据，制作减刑(假释)建议书是《中华人民共和国刑事诉讼法》的何条何款，供报人民法院裁定用的。报请减刑或假释的罪犯刑种不同，援引的条款也不同：对死缓犯提请减刑，依据是该法第二百一十条第二款；对有期徒刑犯、无期徒刑犯(包括死缓犯减为无期徒刑犯和原判死缓或无期徒刑已减为有期徒刑的罪犯)的减刑或假释，依据是刑诉法第二百二十一条第二款。
    (三)尾部
    1.主送机关
    即意见书移送有权审核裁定的人民法院。根据刑法第79条的规定，对犯罪分子的减刑，由执行机关向中级以上人民法院提出减刑建议书。同样，提请假释意见书 的主送机关是中级以上人民法院。
    2.制作文书的执行机关名称，并加盖公章
    3.制作文书的时间
    4.附项
    用条款式写明随意见书所移送的罪犯改造档案及其卷数、页数，有关证据材料及其份数、件数等。
    三、注意事项
    实事求是。可供减刑或假释的事实必须是经过认真查证核实的，不能偏听偏信，不能道听途说，不能凭空想像，更不能弄虚作假，贪赃枉法。做到事实清楚、准确、真实、具体，证据充分，并在罪犯档案中有据可查。
    叙述集中。主要集中叙述罪犯在服刑改造期间的悔改或立功表现的具体事实。与此无关的内容，一概不写。
    罪犯在服刑期间已经有过一次或几次减刑等情况，应在罪犯的基本情况一栏内逐一写明，便于人民法院在审核裁定这次减刑或者假释时正确计算剩余的刑期。
    文字简洁，态度正确。监狱和劳动改造机关对罪犯在服刑改造期间的具体表现，叙述要清楚明白，文字要简洁，态度要明确。按照法定条件，罪犯是立功还是悔改，是提请减刑还是提前假释，要写得清楚明白。